signagate producer 3.0

 

Profile

Für den Betriebsmodus 'Drucker', bei dem Dokumente auf den virtuellen signagate Drucker gedruckt werden, um dann als signierte PDF®-Dokumente versendet zu werden, stehen Benutzerprofile zur Verfügung.

 

Diese Profile ermöglichen die Benutzung spezifischer Werte, die vom jeweiligen Windows®-Benutzer abhängen, der den Druckauftrag an den virtuellen Drucker sendet. Es ist also möglich z.B. für unterschiedliche Benutzer unterschiedliche Absender-Adressen, eMail-Texte, Drucker, etc. zu benutzen. Druckt eine Person, die kein gespeichertes Profil besitzt, so werden die Standard-Einstellungen des signagate producer 3.0 benutzt. Die Benutzung von Profilen ist also vollständig optional.

 

 

Mit dem Menüpunkt 'Programm | Benutzerprofile...' öffnen Sie dieses Fenster:

 

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Wenn Sie dieses Fenster zum ersten Mal öffnen, befinden sich keine Benutzer in der Ansicht.

 

Anlegen eines Benutzerprofils

Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neu' oder öffnen Sie mit einem rechten Mausklick auf den weißen Bereich in der Mitte das Kontext-Menü und wählen Sie 'Benutzer anlegen'. Darauf hin erscheint folgendes Fenster:

 

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Die Einstellungen für neue Profile werden aus den Standard-Einstellungen des signagate producer 3.0 übernommen und hier in den Tabs 'Drucker' und 'eMail' angezeigt.

Als erstes geben Sie den Benutzernamen an. Wählen Sie exakt die Schreibweise, mit der sich der Benutzer an Ihrem PC bzw. in Ihrem Netzwerk anmeldet.

Wenn Sie nach der Eingabe aller relevanten Werte in diesem Fenster auf 'Ok' drücken, so prüft signagate producer 3.0 ob der angegebene Benutzername in Ihrem System bekannt ist. Sollte dies nicht der Fall sein, so warnt signagate producer 3.0 Sie und schlägt bei phonetischer Ähnlichkeit des angegebenen Benutzernamens mit einem vorhandenen Windows®-Benutzer den am besten passenden Benutzernamen vor:

 

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Ergibt sich keine phonetische Ähnlichkeit mit einem vorhandenen Windows®-Benutzer, so warnt signagate producer 3.0 ohne den Vorschlag eines passenden Namens.

 

 

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Bitte beachten Sie, dass Standard-Werte nur beim ersten Anlegen eines neuen Benutzers übernommen werden. Ändern Sie die entsprechenden Werte zu einem späteren Zeitpunkt in den Einstellungen des Programms, so werden die Werte in den Profilen nicht mit verändert.

 

 

Das Drucker-Tab

 

Physikalischer Drucker

 

Über die Checkbox 'Physikalischen Drucker nutzen, wenn keine eMail vorhanden' haben Sie die Möglichkeit solche Dokumente, in denen keine fremde eMail-Adresse gefunden wurde, wie gewöhnlich auf einem physikalischen Drucker auszudrucken. Klicken Sie hierzu die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie einen Drucker zu diesem Zweck aus Ihrem System aus.

 

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Diese Möglichkeit ist besonders interessant, wenn z.B. nicht alle Ihre Kunden eMail-Rechnungen erhalten wollen oder in Ihrem Datenbestand keine eMail-Adressen für bestimmte Kunden gespeichert sind, da noch nicht alle Datensätze in Ihrer Kundendatenbank entsprechend aktualisiert wurden. Somit ist also eine sukzessive Umstellung von gewöhnlicher Rechnungslegung und Rechnungslegung mit signagate producer 3.0 möglich, ohne dass es zu Komplikationen kommt.

 

Über die Checkbox 'Immer eine physikalische Kopie drucken' können Sie ausgedruckte Kopien erstellen - unabhängig davon, ob das Dokument per eMail versandt wurde (also eine eMail-Adresse gefunden wurde) oder nicht. In einigen Umgebungen ist es nach wie vor gewünscht von jedem Dokument eine physikalische Kopie vorzuhalten. Idealer Weise bestimmt man hier einen gesonderten Drucker. Klicken Sie hierzu die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie einen Drucker zu diesem Zweck aus Ihrem System aus.

 

 

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Beachten Sie bitte, dass - falls Sie virtuelles Briefpapier benutzen - dieses je nach Einstellung auch beim Ausdruck auf den physikalischen Drucker erscheint. Es empfiehlt sich also einen Drucker zu wählen, der Papier vorhält das Ihrer Einstellung für virtuelles Briefpapier entspricht.

 

Das eMail-Tab

 

In diesem Tab geben Sie Informationen ein, aus denen die eMail generiert wird, welche vom Signaturdrucker an die jeweiligen Empfänger versandt wird. Diese Einstellungen betreffen nicht die eMails, die über den Signaturmailserver von signagate producer 3.0 versandt werden.

 

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Absender eMail

Geben Sie hier die eMail-Adresse an, die als Absenderadresse benutzt werden soll.

 

Absender Name

Entsprechend wird hier der angezeigte Name des Absenders eingetragen.

 

Kopie Empfänger

Optional können Sie hier eine CC Adresse eingeben um von allen eMails eine Kopie an eine bestimmte Adresse zu versenden. Z.B. um sämtliche Dokumente auf einem externen Server zu speichern.

 

Betreff

Der Betreff der eMail.

 

Nachricht

Der sogenannte 'Body' der eMail. Tragen Sie hier den Text ein, den jeder Empfänger als allgemeines Anschreiben zu dem angehängten, signierten PDF® Dokument erhalten soll.

Hier ist die Verwendung von HTML-Tags möglich, um eMails im HTML-Format zu erstellen.

 

PDF® Verschlüsselung

Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die PDF®-Dokumente dieses Benutzers nicht nur signiert, sondern auch verschlüsselt werden sollen.

 

PDF® Passwort

Hier geben Sie das Passwort für die Verschlüsselung ein.

 

 

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Beachten Sie die Möglichkeit zur Individualisierung der hier gemachten Eingaben. Es ist z.B. möglich im Nachrichtentext nicht 'Sehr geehrte Damen und Herren,' zu benutzen, sondern auch den Empfänger direkt anzusprechen, wenn die entsprechenden Daten über eine unsichtbare Variable im Dokument an signagate producer 3.0 übergeben werden.

 

Lesen Sie hierzu 'Variablen zur Individualisierung' in dieser Dokumentation.

 

Das XML-Tab

 

In diesem Tab können Sie Einstellungen für XML-Dokumente eingeben, die evtl. beim Eingang in den Druckserver vom aktuellen Benutzer verarbeitet werden sollen. Bitte lesen Sie zu dieser Fähigkeit die Dokumentation über XML-Anhänge.

 

Diese Einstellungen betreffen nicht die Dokumente, die über den Mail- oder Webserver von signagate producer 3.0 verarbeitet werden.

 

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Das Anhänge-Tab

Dieses Tab betrifft Einstellungen zu Dateianhängen, die Sie zusätzlich zum signierten Dokument in der gesendeten eMail mitsenden wollen.

 

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Der signagate producer 3.0 bietet Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit zu Ihren PDF®-Rechnungen in der gleichen, automatisch erstellten eMail auch andere Dokumente mitzusenden. Dies kann jede Art von Dateien sein - wie z.B. PDF®, Word® oder Excel® Dokumente oder nur einfache Textdateien. Auch Bilder etc. sind denkbar.

 

Es gibt grundsätzlich zwei Ansätze, um eine oder mehrere Dateien zusätzlich zur signierten Rechnung an die eMail für Ihre Kunden automatisch hinzuzufügen. Beide Varianten sind kombinierbar:

 

Dynamische Anhänge

 

Über diesen Ansatz haben Sie die Möglichkeit einen bestimmten Ordner anzugeben. In diesem Ordner müssen sich dann Dateien befinden, deren Namen Sie über eine Variable - wie bei der Übermittlung der Empfänger-eMail-Adresse - an den signagate producer 3.0 übermitteln. Diese Datei(en) werden dann als Anhang an die jeweilige eMail angehängt und danach aus dem Ordner gelöscht.

 

Die Variable, mit der die dynamischen Anhänge über den Druckauftrag hinzugefügt werden, hat einen vordefinierten Namen '__FILES__'. Wenn Sie also einem Druckauftrag 3 Dateien hinzufügen wollen, die im vorher bestimmten Ordner liegen, dann sieht das z.B. so aus:

 

{"__FILES__=file_1.pdf;file_2.pdf;file_3.pdf"}

 

die Trennung erfolgt mit einem Semicolon - führende und anhängende Leerzeichen werden entfernt. Eine einzelne Datei würde entsprechend so eingebunden werden:

 

{"__FILES__=file_1.pdf"}

 

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Wird eine Datei angegeben, die NICHT im genannten Ordner vorhanden ist, so wird der Betrieb des Druckservers automatisch mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Nach der erfolgreichen Erstellung der ausgehenden eMail werden die angehängten Dateien aus dem genannten Ordner gelöscht.

 

 

 

Statischer Anhang

 

Dieser Ansatz erfüllt den Bedarf nach einer Möglichkeit z.B. eine Werbung oder sogar einen vollständigen Katalog im PDF®-Format zu Ihren Ausgangsrechnungen hinzuzufügen. Entscheidender Unterschied ist hier, dass nur eine Datei pro Profil genannt werden kann und dass diese Datei natürlich nicht nach der ersten Verarbeitung gelöscht wird, damit Sie noch den später folgenden Druckaufträgen zur Verfügung steht.

 

In diesem Fall ist auch nicht die Benutzung von Variablen nötig. Stattdessen wird die gewünschte Datei einfach in diesem Tab mit der entsprechenden Schaltfläche ausgewählt - der signagate producer 3.0 speichert dauerhaft den Pfad und nutzt dann die jeweils vorhandene Datei bei der Verarbeitung.

 

 

 

 

Ändern eines Benutzerprofils

Klicken Sie im Hauptfenster für 'Benutzerprofile' mit einem rechten Mausklick auf den Benutzer, den Sie ändern wollen, um das Kontext-Menü zu öffnen und wählen Sie 'Benutzer editieren'. Darauf hin erscheint das oben gezeigte Fenster - diesmal mit den persönlichen Einstellungen für dieses Profil. Sie können die entsprechenden Werte verändern und durch drücken der 'Ok' Taste wieder speichern.

 

Löschen eines Benutzerprofils

Klicken Sie im Hauptfenster für 'Benutzerprofile' mit einem rechten Mausklick auf den Benutzer, den Sie löschen wollen, um das Kontext-Menü zu öffnen und wählen Sie 'Benutzer löschen'. Darauf hin erscheint eine Abfrage, ob Sie diesen Benutzer wirklich löschen wollen.

Nachdem Sie die Abfrage bestätigt haben, wird das Profil dieses Benutzers gelöscht und jede weitere Verarbeitung von Dokumenten dieses Benutzers wird mit den Standard-Einstellungen des signagate producer 3.0 verarbeitet.

 

Importieren von Benutzerprofilen

Im Hauptfenster für 'Benutzerprofile' klicken Sie auf die Schaltfläche 'Importieren', um vorher mit der 'Exportieren' Schaltfläche exportierte Benutzerprofile zu importieren.
 

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Beim Importieren werden ALLE momentan vorhandenen Profile gelöscht!

 

 

Exportieren von Benutzerprofilen

Im Hauptfenster für 'Benutzerprofile' klicken Sie auf die Schaltfläche 'Exportieren', um alle vorhandenen Profile in eine Datei zu exportieren. Diese Funktion ist besonders dann interessant, wenn Sie z.B. signagate producer 3.0 auf einem anderen PC installieren wollen, ohne alle Profile erneut anlegen zu müssen.
 


 
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