signagate producer 3.0

 

Anlagen

Der Menüpunkt Anlagen beinhaltet alle relevanten Untermenüs, die sich auf das Integrieren von Anlagen (Laufzettel, Quittungen, etc.) in die elektronischen Rechnungen beziehen.

 

Anlagen1

 

 

 

Die Möglichkeit bestimmte Anlagen an den Rechnungsempfänger zeitgleich mit der Rechnung zu übermitteln ist für viele Unternehmen zwingend. Aus diesem Grunde wurde für den signagate producer 3.0 die entsprechende Funktion entwickelt um diesem Bedarf vollständig gerecht zu werden. Die Vorgabe war natürlich den Arbeitsaufwand minimal zu halten und einen möglichst hohen Komfort in der täglichen Abwicklung für die Fakturierung zu schaffen. Mit einem Scanner, der über einen sog. Autofeeder verfügt ist die Arbeit denkbar leicht, da das manuelle Zutun auf ein Minimum beschränkt wird.

 

Grundsätzlich ermöglicht dieses System nun folgendes Vorgehen in der täglichen Arbeit:

 

1.Sammlung der benötigten Anlagen - wie quittierte Lieferscheine, Stunden- oder Leistungszettel, etc.
2.Erstellen der jeweiligen Rechnungen in der Fakturierung ohne einen Ausdruck auf den virtuellen signagate Drucker vorzunehmen.
3.Auf jedem Laufzettel wird z.B. die in Schritt 2. erstellte Rechnungsnummer notiert, oder ein anderer eindeutiger Bezeichner, der eine klare Zuordnung zu einer bestimmten Rechnung ermöglicht.
4.Start des Einscannens mit signagate producer 3.0
5.Bei jedem Einscannen wird vom signagate producer 3.0 der eindeutige Bezeichner aus Schritt 3 abgefragt.
6.Nachdem alle Anlagen eingescannt wurden, kann der Druckserver des signagate producer 3.0 gestartet werden. Dieser fügt automatisch allen Rechnungen die zugehörigen, eingescannten Anlagen im PDF® Format hinzu und versendet Rechnungen und Anlagen in einem Zuge. Die Anlagen befinden sich als Anhänge in den jeweiligen PDF®-Rechnungen und können vom Empfänger so automatisch weiterverarbeitet und sicher zugeordnet werden.

 

Die Vorbereitungen in der Fakturierung, um diesen Ablauf durchführen zu können ist gleichermaßen einfach wie das Hinzufügen der eMail-Adresse des Empfängers im Briefkopf der Rechnung. Damit signagate producer 3.0 die in den obigen Schritten 3 und 5 benutzten Bezeichner auch bestimmten Rechnungen zuordnen kann, ist es nötig, dass Ihre Fakturierung eine besondere Variable in die Rechnung einfügt, die den Bezeichner als Wert beinhaltet. Idealerweise ist dies in der Rechnungslegung die Rechnungsnummer selbst.

Der Name der Variable '__ATT__'  ist fest im signagate producer 3.0 gespeichert, so dass Sie z.B. für die Rechnung 'R123456' folgendes durch die Fakturierung eindrucken müssten:

 

{"__ATT__=r123456"}

 

Wenn die Rechnung dann durch den signagate producer 3.0 verarbeitet wird, werden alle eingescannten Dokumente gesucht, die mit dem Bezeichner 'r123456' gespeichert wurden und mit der Rechnung versendet. Die Menge der Anhänge, die hinzugefügt werden können ist nicht begrenzt.

 

warning

 

Bezeichner, die für die Variable __ATT__ benutzt werden, dürfen keine Leerzeichen beinhalten und sind nicht 'case-sensitive'. Gross- und Kleinschreibungen werden also nicht unterschieden!

 

Ihre Warenwirtschaft druckt die Rechnungsnummer für gewöhnlich über ein Datenbank- bzw. Variablenfeld in die Rechnung, so dass Sie im Reportgenerator - das Programm mit dem Sie in Ihrer Fakturierung Ihr Layout gestalten - die obige Kombination aus '__ATT__' und der Rechnungsnummer leicht einbinden können. Selbstverständlich können Sie diese Variablen/Wert Kombination auch in weiß eindrucken, so dass diese für den späteren Betrachter der Rechnung 'unsichtbar' erscheint. Sprechen Sie den Hersteller Ihrer Warenwirtschaft an, falls Sie mit der Anpassung Ihres Rechnungslayouts nicht vertraut sind. Im Kapitel über die Variablen zur Individualisierung finden Sie genaue Informationen, wie signagate producer 3.0 Variablen korrekt verarbeiten kann.

 

 

 

Einscannen

 

Öffnet das Startfenster aus dem Sie mit dem Scanvorgang beginnen können. Hier finden Sie nochmals Schaltflächen wie in diesem Menü, mit denen Sie direkt zu den Scanner Einstellungen und dem Anzeigen aller bereits gescannten Dokumente gelangen können.

 

 

Anzeigen

 

Hiermit gelangen Sie zur Auflistung aller Dokumente, die Sie bereits eingescannt haben.

 

 

Scanner Einstellungen

 

Öffnet ein Optionsfenster über das Sie verschiedene Voreinstellungen Ihres Scanners setzen können. Diese Voreinstellungen werden gespeichert, damit diese Einstellungen bei jedem Vorgang automatisch übernommen werden.


 
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