Optionen

Drucker Optionen

Mit dem Menüpunkt 'Drucker | Optionen' öffnen Sie das Optionsfenster für den Drucker:

DruckerOptionen1

•	Unversandte Dokumente

Unter diesem Punkt können Sie den Ordner auswählen, in dem Dokumente gespeichert werden sollen, die nicht per Mail zugestellt werden konnten. Dies geschieht dann, wenn Ihr ausgehender Mailserver identisch ist mit dem Mailserver des Empfängers und die Mailbox des Empfängers einen permanenten Fehler aufweist. Haben Sie unter 'Physikalischer Drucker' einen alternativen Drucker angegeben, so wird das Dokument ausgedruckt und nicht gespeichert. Die Grundeinstellung für den Ordner ist 'FailedDocs' unterhalb des Anwendungsordners.

Wurden solche Dokumente neu gespeichert, so signalisiert der signagate producer 2.0 Ihnen dies mit einem farbigen Icon in der Symbolleiste.

•	Ignorierte Dokumente

Im Optionspanel 'Drucker' können Sie unter anderem bestimmen, wie sich signagate producer 2.0 verhalten soll, wenn ein nicht privilegierter Benutzer versucht, Dokumente an den Signaturdrucker zu senden. Eine Variante ist das Speichern eines solchen Dokumentes als unsigniertes PDF® in einem speziellen Ordner für diesen Zweck. Diesen Ordner können Sie hier auswählen. Die Grundeinstellung ist das Speichern im Ordner 'IgnoredDocs' unterhalb des Anwendungsordners.

Wurden solche Dokumente neu gespeichert, so signalisiert der signagate producer 2.0 Ihnen dies mit einem farbigen Icon in der Symbolleiste.

•	Eigene eMail-Adresse oder Domainnamen

Signagate producer 2.0 ist in der Lage, die an den Signaturdrucker gesendeten Dokumente 'zu lesen'. Das bedeutet, die Anwendung sucht innerhalb des im Menu unter 'Drucker | eMail Suchbereich' angegebenen Bereiches des Dokumentes nach der ersten, unbekannten eMail-Adresse im RFC Format und sendet nach der Signatur das Dokument als Anhang per eMail an die gefundene Adresse. Als 'unbekannt' wird eine eMail-Adresse gewertet, wenn weder die Domain, zu der die Adresse gehört, noch die Adresse selbst in dieser Auflistung steht. Dadurch - und mit Hilfe der nächsten Option dieses Fensters - wird erreicht, dass Dokumente, in denen sich keine eMail-Adresse des Empfängers befindet, nicht an Ihre eigene eMail-Adresse gesendet werden, falls Sie z.B. in Ihrem Briefkopf eine eigene eMail-Adresse stehen haben.

Wie im Beispiel der obigen Abbildung des Fensters können Sie entweder Domainnamen wie 'IhrName.de' oder bestimmte eMail-Adressen in der Form 'empfaenger@domain.de' eingeben. Sobald Sie das Eingabefeld verlassen, prüft signagate producer 2.0 die Eingaben auf das korrekte Format.

•	Benutze alle gefundenen eMails im Dokument als Empfänger

Mit dieser Checkbox ermöglichen Sie den Versand an alle unbekannten Adressen, die signagate producer 2.0 im Suchbereich des Dokumentes findet. Somit ermöglichen Sie das Versenden eines Dokumentes an mehrere Empfänger. Beachten Sie, dass alle eMail Adressen als sog. 'To'-Adressen eingefügt werden und somit jeder Empfänger auch die anderen Empfängeradressen sehen kann.

•	Physikalischer Drucker

Über die Checkbox 'Physikalischen Drucker nutzen, wenn keine eMail vorhanden' haben Sie die Möglichkeit solche Dokumente, in denen keine fremde eMail-Adresse gefunden wurde, wie gewöhnlich auf einem physikalischen Drucker auszudrucken. Klicken Sie hierzu die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie einen Drucker zu diesem Zweck aus Ihrem System aus.

Diese Möglichkeit ist besonders interessant, wenn z.B. nicht alle Ihre Kunden eMail-Rechnungen erhalten wollen oder in Ihrem Datenbestand keine eMail-Adressen für bestimmte Kunden gespeichert sind, da noch nicht alle Datensätze in Ihrer Kundendatenbank entsprechend aktualisiert wurden. Somit ist also eine sukzessive Umstellung von gewöhnlicher Rechnungslegung und Rechnungslegung mit signagate producer 2.0 möglich, ohne dass es zu Komplikationen kommt.

Über die Checkbox 'Immer eine physikalische Kopie drucken' können Sie ausgedruckte Kopien erstellen - unabhängig davon, ob das Dokument per eMail versandt wurde (also eine eMail-Adresse gefunden wurde) oder nicht. In einigen Umgebungen ist es nach wie vor gewünscht von jedem Dokument eine physikalische Kopie vorzuhalten. Idealer Weise bestimmt man hier einen gesonderten Drucker. Klicken Sie hierzu die entsprechende Schaltfläche und wählen Sie einen Drucker zu diesem Zweck aus Ihrem System aus.

Beachten Sie bitte, dass - falls Sie virtuelles Briefpapier benutzen - dieses je nach Einstellung auch beim Ausdruck auf den physikalischen Drucker erscheint. Es empfiehlt sich also einen Drucker zu wählen, der Papier vorhält das Ihrer Einstellung für virtuelles Briefpapier entspricht.