Nutzen des Druckservers

Die Benutzung des virtuellen Druckers von signagate producer 2.0 ist eine von zwei Möglichkeiten, um in Ihrem Workflow Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und die erstellten Dokumente an den Empfänger zu übermitteln. Dies geschieht nach dem Start der Anwendung völlig automatisch.

Die Nutzung des Druckservers empfiehlt sich genau dann, wenn Sie die Arbeit in Ihrer Fakturierung möglichst nicht verändern wollen, um den Wechsel von papiergestützter Dokumentenerstellung auf elektronische Dokumentenerstellung durchzuführen und Sie bisher Ihre Dokumente auf einem regulären Drucker ausgedruckt haben.

Diese Erläuterung teilt sich in drei Teile auf: 1. Schritte, die meist nur bei der ersten Benutzung durchgeführt werden müssen, 2. Schritte, die bei jedem Signaturdurchgang durchgeführt werden müssen und 3. der Beginn des eigentlichen Signaturbetriebes.

Schritte, die meist nur bei der ersten Benutzung durchgeführt werden müssen:

Signagate producer 2.0 erstellt während der Installation des Programmes einen sogenannten 'virtuellen' Drucker auf Ihrem Rechner. Sämtliche Programme, die bisher in der Lage waren, auf einem an Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk installierten Drucker zu drucken, können diesen virtuellen 'signagate Printer' benutzen.

Dies ist auch der erste Schritt, den Sie vornehmen sollten.

•	Den virtuellen signagate Drucker in Ihrer Fakturierungsanwendung aktivieren.

In fast allen Windows®-Programmen ist es möglich, den Drucker festzulegen, der für den Ausdruck von Dokumenten benutzt werden soll. Je nach Anwendung ist dies auf unterschiedliche Weise einzustellen. Ziehen Sie im Zweifel die Anleitung Ihrer Anwendung zu Rate, wenn Ihnen dieser Vorgang unbekannt ist. Sicher kann Ihnen sonst auch der Support des Herstellers behilflich sein.

Fast alle Drucker-Dialoge sehen unter Windows® ähnlich aus, so dass die folgende Abbildung beispielhaft sein sollte, aber je nach Anwendung selbstverständlich anders aussehen kann.

Der virtuelle Drucker von signagate producer 2.0 heißt immer: 'signaGate Printer':

usage_printer1

Wählen Sie die korrekte Papiergröße (meist DIN-A4) und Orientierung (meist Hochformat) aus und bestätigen Sie die Änderungen in der Druckereinrichtung Ihres Fakturierungsprogrammes.

•	Verarbeitung der Empfänger sicherstellen

Signagate producer 2.0 ist in der Lage, die eMail-Adresse des jeweiligen Empfängers eines Dokumentes eigenständig aus dem Dokument auszulesen.

Hierzu ist es bei der Nutzung des Druckservers zwingend notwendig, dass die Dokumente aus Ihrer Fakturierung auch entsprechend so 'ausgedruckt' werden, dass die eMail im jeweiligen Dokument vorhanden ist. Beachten Sie hierzu die Voraussetzungen in Ihrer Fakturierung.

Sollte sich im späteren Dokument keine eMail Adresse befinden - evtl. weil Sie noch keine eMail-Adresse eines bestimmten Empfängers in Ihrem Datenbestand haben - so ist es natürlich sinnvoll, solche Dokumente wie bisher auf Ihrem 'normalen' Drucker auszudrucken, um diese Dokumente wie gewohnt per Briefpost versenden zu können. Hierzu richten Sie die Nutzung eines physikalischen Druckers im Optionsfenster des Druckers ein. Sollte in einem Dokument von signagate producer 2.0 keine eMail Adresse gefunden werden und die Nutzung des physikalischen Druckers ist nicht aktiviert, wird der Druckserver mit einer entsprechenden Fehlermeldung beendet.

Beachten Sie hierzu auch die korrekte Benennung Ihrer eigenen eMail-Adressen, die sich möglicherweise in Ihrem Briefkopf etc. befinden. Dies verhindert, dass Sie selbst, statt des gewünschten Empfängers, die signierten Dokumente erhalten.

•	Konfiguration des Mailversandes

Öffnen Sie auf der linken Seite der Anwendung das Optionspanel 'Mailversand'. In diesem Panel richten Sie signagate producer 2.0 für die Kommunikation mit einem externen SMTP-Server ein (den Ihres Internet-Providers), der letztendlich die erstellten eMails mit PDF®-Anhang an den jeweiligen Empfänger weiterleitet. Folgen Sie den Erklärungen in der Hilfe zum Optionspanel 'Mailversand', um signagate producer 2.0 mit den benötigten Daten zu versorgen.

•	Konfiguration der eMail

Signagate producer 2.0 generiert für jedes Dokument und damit für jeden Empfänger eine separate eMail. Diese eMail wird an den jeweils gefundenen Empfänger versendet und hat im 'Anhang' das mit der qualifizierten Signatur versehene PDF® Dokument. Wie in Ihrem eMail-Programm, das Sie im täglichen Gebrauch benutzen, müssen signagate producer 2.0 bestimmte Daten wie 'Absender eMail', 'Betreff' etc. bekannt sein, damit die eMail korrekt verarbeitet werden kann. Öffnen Sie hierzu das Optionspanel 'eMail' und füllen Sie die Felder mit den entsprechenden Inhalten, wie hier in der Hilfe beschrieben.

•	Generelle Einstellungen zur Signatur

Im Optionspanel 'Signatur' auf der linken Seite der Anwendung befinden sich relevante Einstellungen für das Einbinden einer qualifizierten elektronischen Signatur in die erstellten Dokumente. Dies sind insbesondere:

•	Grund der Signatur und Signatureinschränkungen

Zertifikate zum Erstellen einer qualifizierten Signatur nach SigG bieten u.a. die Möglichkeit, sog. Signatureinschränkungen zu beinhalten. Dies sind z.B. monetäre Beschränkungen. Solche Einschränkungen werden immer in der Signatur gespeichert und lassen sich gemäß den gesetzlichen und technischen Vorgaben von qualifizierten Signaturen nicht entfernen. Möchten Sie zusätzlich einen 'Grund der Signatur' angeben, so können Sie diesen in diesem Panel speichern. Dieser Text wird dann beim Prüfvorgang des signierten Dokumentes mit angezeigt.

•	Signatur Typ

Mit dem 'Signatur Typ' wird hier die Erscheinung der Signatur in einem PDF®-Dokument bezeichnet. Es gibt die Möglichkeit, eine 'unsichtbare Signatur' oder eine 'sichtbare Signatur' am Dokument anzubringen. Der einzige Unterschied zwischen beiden Arten ist die visuelle Anzeige eines entsprechenden Signatursymbols beim Öffnen des Dokumentes mit Adobe® Acrobat®. Diese Einstellung hat keine rechtliche Relevanz bzgl. der Wirksamkeit oder Gültigkeit der Signatur selbst.

Schritte, die bei jedem Signaturdurchgang durchgeführt werden müssen:

Um zusätzlich zu den Sicherheitsvorkehrungen im Umgang mit dieser Anwendung und der korrekten Netzwerkeinrichtung weitere Sicherheit beim Start des Druckservers zu erhalten, werden folgende Einstellungen nicht nach Beendigung von signagate producer 2.0 gespeichert. Dadurch wird gewährleistet, dass der Besitzer der Signaturkarte aktiv entscheiden muss, wie er die Erstellung von Signaturen an dieser Stelle reglementieren will.

•	Berechtigungen für den Drucker

Im Optionspanel 'Drucker' bestimmen Sie, welcher Benutzer berechtigt ist, Dokumente zum Signieren an den virtuellen Drucker von signagate producer 2.0 zu senden und wie von signagate producer 2.0 verfahren werden soll, falls unberechtigte Benutzer Dokumente an den virtuellen Drucker senden.

•	Mengen- und/oder Zeitbegrenzung des Signaturbetriebes

Wechseln Sie zum Optionspanel 'Signatur' um vor Beginn des folgenden Signaturdurchganges die maximale Menge an Signaturen, die erstellt werden sollen, und/oder die maximale Zeit in der Signaturen erstellt werden sollen, anzugeben. Die tatsächlich maximale Zeit ist immer - unabhängig von den hier gemachten Einstellungen - der Zeitpunkt des Gültigkeitsendes des Zertifikates auf der Signaturkarte. Das bedeutet, stellen Sie die maximale Zeit auf z.B. 24 Stunden, die Gültigkeit des genutzten Signatur-Zertifikates läuft jedoch bereits in 6 Stunden ab, so wird der Signaturbetrieb in 6 Stunden beendet. Entsprechend wird bei einer maximalen Menge verfahren.

Stellen Sie beide Begrenzungen ein, so wird der Signaturserver beendet, wenn die erste Bedingung erfüllt wird.

Beginn des eigentlichen Signaturbetriebes:

Starten Sie nun die Bereitschaft zum eigentlichen Signaturbetrieb, indem Sie auf der Symbolleiste auf das 'Start/Stop' Symbol des Druckers klicken. Wenn alle oben genannten Vorbereitungen zum Betrieb der Signaturanwendung getroffen wurden, erscheint der Hinweis der Anwendung, dass nun die Signaturkarte in den entsprechenden Kartenleser eingesetzt werden muss.

Je nach Modell und Hersteller des Kartenlesegerätes, erscheint nach Bestätigung des Hinweises der entsprechende PIN-Eingabe-Dialog des Kartenlesegerätes für die Signatur-PIN Ihrer persönlichen Signaturkarte. Folgen Sie den entsprechenden Hinweisen und geben Sie Ihre Signatur-PIN in das Kartenlesegerät ein.

Ist die PIN-Eingabe korrekt erfolgt, so startet der Signaturmodus für Druckdokumente von signagate producer 2.0.

Dies wird durch drei visuelle Hinweise angezeigt:

1.	Ein entsprechender Eintrag mit Datum, Uhrzeit und der Bestätigungsmeldung 'OK: Druckserver aktiviert'.

Ein Meldungsfenster erscheint an der unteren, rechten Ecke Ihres Hauptbildschirms (über dem Anwendungssymbol von signagate producer 2.0 im Infobereich von Windows®), das wie folgt aussieht (leichte Unterschiede in der optischen Erscheinung durch die Betriebssystemversion ist möglich - die Abbildung zeigt die Erscheinung unter Windows® XP):

usage_printer2

3. Das 'Start/Stop' Symbol des Druckers bekommt einen aktiven Status und wird orange hinterlegt angezeigt. Das 'Start/Stop' Symbol des Mailservers wird inaktiviert und erscheint leicht grau:

Der Druckserver von signagate producer 2.0 ist nun aktiv und alle Dokumente, die auf den virtuellen Drucker 'signaGate Printer' auf Ihrem Rechner gedruckt werden, werden in PDF® Dokumente umgewandelt und mit Ihrer SigG konformen qualifizierten Signatur versehen. Der signagate producer 2.0 überprüft erzeugte Signaturen unmittelbar nach dem Erhalt der Daten von der Signaturkarte. Passt die Signatur nicht zur Originaldatei, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Dies kann ein Indiz für eine Manipulation sein. Kontaktieren Sie in diesem Fall Ihren Sicherheitsbeauftragten.

Sollten sich vor dem Start des Druckservers bereits Dokumente im Spooler des virtuellen 'signaGate Printer' Druckers befinden, so wird der Beginn des Signaturbetriebes erst nach der manuellen Verarbeitung der vorhandenen Dokumente durch den Anwender ausgelöst. Beachten Sie hierzu diesen Abschnitt der Dokumentation.