Voraussetzungen in Ihrer Fakturierung als Druckserver

Die Einbindung von signagate producer 2.0 als virtuellen Drucker in Ihren bestehenden Prozess der Rechnungslegung ist denkbar einfach. Zusätzlich zu den bisherigen Adressfeldern, die Sie in Ihren Stammdaten gespeichert haben, muss lediglich die eMail Adresse des jeweiligen Kunden gespeichert werden. Viele moderne Fakturierungsanwendungen haben hierfür eigene Datenbankfelder, jedoch kann auch ein alternatives Feld, wie z.B. eine zweite Adresszeile benutzt werden. Es ist nur darauf zu achten, dass diese eMail Adresse im Ausdruck - z.B. Adressfeld der Rechnung - erscheint:

email_in_rechnung

Um eine möglichst schnelle Adresserkennung, und damit Verarbeitung des Dokumentes, zu unterstützen, sollten Sie im Menü von signagate producer 2.0 unter 'Drucker | eMail Suchbereich' den kleinsten Wert auswählen in dem sich die eMail-Adresse des Empfängers auf der Seite später befinden wird. Fügen Sie die eMail-Adresse im Adressbereich eines DIN-A4 Briefes nach DIN-5008 ein, so befindet sich diese Adresse im ersten Drittel der gesamten Seite. Die Auswahl von '1/3 Seite' wäre also korrekt.

Bei der Erstellung der Signatur durchsucht signagate producer 2.0 den Inhalt des Dokumentes nach eMail Adressen im gültigen Format (RFC 2822) ohne Namensteil und nur mit voll qualifiziertem Domain Teil. Insbesondere ist bei sogenannten "Umlaut-Domains" unbedingt darauf zu achten, dass NUR die ACE-Formatierung (ACSII Compatible Encoding) benutzt werden darf, damit die eMail Adresse korrekt erkannt und verarbeitet werden kann!

Gültig:

email@kundenfirma.de

email@xn--jschke-bua.de

Ungültig:

Irene Mustermann <email@kundenfirma.de>

email@jäschke.de

email@[123.123.123.123]

Auch ist darauf zu achten, dass vor und nach der eMail Adresse mindestens ein Leerzeichen stehen muss. Idealerweise (nicht zwingend) steht die eMail Adresse auf einer eigenen Zeile.

Nötige Schritte bei der Umstellung auf elektronische Rechnungen mit signagate producer 2.0 sind also lediglich:

•	Einpflegen der eMail-Adressen in Ihren Datenbestand.

•	Sicherstellen, dass die eMail-Adresse im späteren Ausdruck erscheint.

(Evtl. beziehen Sie sich hierzu auf die Anleitung Ihrer Fakturierungsanwendung oder konsultieren den Support des Anbieters Ihrer Fakturierungsanwendung)

Das Einpflegen der Adressen in Ihren Datenbestand kann problemlos sukzessive durchgeführt werden. D.h., selbst wenn Sie eMail-Adressen nicht von allen Kunden haben, können Sie sofort mit signagate producer 2.0 arbeiten. Im Drucker Menu der Anwendung können Sie unter 'Optionen' jeden vorhandenen Windows® Drucker in Ihrem Netzwerk auswählen, um Rechnungen, in denen keine eMail-Adresse gefunden wird, wie gewohnt auf Papier auszudrucken. Hierbei entstehen selbstverständlich auch keine Kosten für Signaturen.